Misschien herken je dit. Je hebt een checklist om een terugkerende, lastige taak makkelijker te maken. Toch gebruik je de checklist niet.
Ander voorbeeld. Om de stress te beteugelen, wil je aan het einde van elke werkdag je agenda en takenlijst opschonen. Maar de laatste keer dat je dit deed, is weken geleden.
Waarom slaan we dit soort hulpgedrag zo vaak over? En wat doe je eraan?
Als je gaat sporten, dan strik je vooraf je veters en doe je een warming-up. Sporten is het hoofdgedrag. Veters strikken en opwarmen zijn hulpgedrag.
Ook op het werk gaan veel dingen beter met een beetje hulpgedrag. Als chirurgen samen met hun team een checklist gebruiken en die hardop doornemen, dan leidt dat – bewezen – tot een sterke reductie in onnodige sterfgevallen en complicaties.
Een ander mooi voorbeeld is het ‘wijzen en roepen’ (shisa kanko) dat Japanse treinmachinisten doen. Door niet alleen te kijken naar de kleur van een stoplicht langs de rails, maar er ook krachtig naar te wijzen en hardop ‘groen’ of ‘rood’ te roepen, neemt de kans op ongelukken sterk af.
Hulpgedrag helpt. Toch is het niet makkelijk om mensen zover te krijgen dat ze zulke – ogenschijnlijk simpele – vormen van support in hun werk gebruiken. Je kunt dat een intentie-gedragskloof van de ’tweede orde’ noemen. Een ‘eerste-ordekloof’ gaat erover dat je een hoofdtaak – bijvoorbeeld klanten bellen – niet uitvoert. Bij een kloof van de tweede orde gebruik je de hulpmiddelen bij zo’n hoofdtaak niet.
Waarom slaan we nuttig hulpgedrag vaak over? Hier zijn drie veel voorkomende oorzaken.
Wat ook kan: de hoofdtaak is zo vervelend of intimiderend, dat je ook geen zin hebt om met de ondersteunende stap te starten. Negatieve associaties met een handeling leiden in veel gevallen tot uitstelgedrag.
Wat de stap naar het consequent toepassen van hulpgedrag ook moeilijk maakt, is dat er – zeker in de meeste werkomgevingen – allerlei concurrerende prikkels op ons afkomen. Dat leidt tot afleiding en vergeten.
Goed om te weten: stress kan hierbij een versterkende rol spelen. Normaliter lukt het je misschien om een eenvoudig takenlijstje te onthouden of afleiding het hoofd te bieden, maar naarmate de stress in je werk toeneemt, wordt dit ingewikkelder. Op je drukste momenten vergeet je het meest. En uiteindelijk leidt dit tot nog meer stress.
Bij stress, afleiding, vergeten, vermoeidheid en andere factoren die het uitvoeren van eenvoudig hulpgedrag ondermijnen, is het niet nuttig om te vertrouwen op je wilskracht, motivatie of andere interne hulpbronnen. Je moet het jezelf zo eenvoudig mogelijk maken door hulp van buiten in te schakelen.
Vaak denken we dan aan het betrekken van andere mensen. En dat werkt ook. Wanneer een Japanse treinmachinist niet wijst en roept, zal een collega hem daarop aanspreken. En bij een chirurgische ingreep weet het hele team dat er een checklist moet worden doorgenomen. Deze interventies vergen echter wel collega’s die hun gedrag kunnen en willen aanpassen om jou te helpen met jouw gedragsverandering.
Meestal is het effectiever om iets te veranderen in je fysieke werkomgeving. Gedragswetenschappers kijken in zo’n geval naar het zogenaamde ‘point-of-performance’. Wanneer en waar wil je exact het gedrag uitvoeren? Zorg dan dat dan ook exact dáár iets verandert.
Hoe? Leg je spiekbriefje, je post-it, checklist of wekker niet zomaar ergens in je werkomgeving, maar precies op die plek waar je de handeling gaat uitvoeren. Gaat het om werk dat je op je computer moet doen, leg dan je checklist boven op je toetsenbord of plak je reminder midden op je scherm.
Dat lijkt kinderachtig, maar uiteindelijk moet het lastiger worden om het hulpgedrag te vermijden dan om die handeling gewoon uit te voeren.
Wat blijkbaar ook werkt is een column over dit onderwerp schrijven. Ik wilde voor wekelijks terugkerende klussen herinneringen instellen op mijn telefoon. Dat instellen stelde ik al weken uit. Vandaag heb ik het eindelijk gedaan.