DEN HAAG - De rechter heeft besloten dat ADO Den Haag 120.000 euro moet betalen aan concertorganisator Fiësta Coconut. In juli 2022 zou in het stadion het drie dagen durende Afro Latin Summer Festival worden gehouden, maar door verkeerd handelen van ADO Den Haag besloot de organisatie de stekker eruit te trekken.
'Met een overvloed aan ruimte, een grote parkeerplaats en uitstekende bereikbaarheid kan het hospitalityteam groepen tot wel 10.000 mensen bedienen', zo staat te lezen op de website van ADO Hospitality & Events, een dochteronderneming van ADO Den Haag.
Voor Fiësta Coconut leek dit de perfecte locatie. Het Rotterdamse Broederliefde werd aangekondigd als hoofdact en moest dé publiekstrekker worden voor het concert in en rondom het Bingoal Stadion.
Terwijl er al honderden tickets over de toonbank gingen, ontstond er achter de schermen onenigheid. De problemen begonnen bij de huurovereenkomst, die in maart 2022 werd afgesloten.
Binnen enkele dagen bereikten ADO Hospitality & Events en de concertorganisator overeenstemming. Er werd snel een contract opgesteld waarin de verantwoordelijkheden van beide partijen werden vastgelegd, waarna de voorbereidingen konden beginnen.
Omdat er altijd nieuwe ontwikkelingen zijn, werd er na een paar weken opnieuw gekeken naar wat er nodig was om het festival op het parkeerterrein en in het stadion succesvol te laten verlopen. In een e-mail liet Fiësta Coconut weten te zorgen voor onder meer de beveiliging, tenten, podia, wc's en foodtrucks.
Ook werd op verzoek van ADO een aanbetaling van 11.000 euro gedaan. Ondertussen vroeg ADO offertes aan voor een buitenbar en zou het verantwoordelijk zijn voor de consumptiemunten.
Halverwege juni kwam ADO echter met aanvullende eisen. De club wilde onder meer een garantie van een minimale barafname om zodoende uit de kosten te blijven en ook eiste de club dat de organisatie zelf zorg zou dragen voor de buitenbar, consumptiemunten en de stroomvoorziening op het buitenterrein. Hiervoor werd dan ook een nieuwe factuur opgesteld.
Fiësta Coconut was alles behalve blij met dit nieuwe eisenpakket van ADO. De organisator weigerde de nieuwe voorwaarden van ADO dan ook te accepteren en ondertekende het nieuwe contract niet.
Ondertussen verliep ook de vergunningsaanvraag problematisch. ADO zou de vergunning regelen bij de gemeente Den Haag, maar dit proces sleepte voort. De onzekerheid hierover baarde Fiësta Coconut zorgen, waardoor de organisatie besloot het festival aan te passen.
Op 15 juni stuurde Fiësta Coconut een e-mail naar ADO Hospitality & Events: 'Ik wil het programma zodanig verkleinen dat het alsnog een succes kan worden. Dan kunnen we onze kosten dekken waarvoor we nu allerlei investeringen hebben gedaan.'
In dezelfde e-mail uitte de organisatie ook kritiek op de gang van zaken: 'We zijn nu drie maanden verder en op het laatste moment krijgen we nieuwe informatie, kosten en acties voorgeschoteld die we gehaast zouden moeten uitvoeren. Dat is niet professioneel. Dit is onmogelijk en veroorzaakt veel te veel stress voor mij en mijn partner.'
Een week later kreeg ADO te horen dat de politie nog enkele kanttekeningen had bij het festival en eerst overleg wilde over mogelijke aanpassingen, zoals het verminderen van het aantal festivaldagen of een eerdere eindtijd.
In plaats van hierover in gesprek te gaan met de organisatie van het driedaagse festival, besloot ADO de vergunningsaanvraag in te trekken. Aan Fiësta Coconut werd gecommuniceerd dat de gemeente de vergunning had geweigerd.
De concertorganisator nam daar echter geen genoegen mee en nam zelf contact op met de gemeente. Daar bleek dat ADO zélf de vergunning had ingetrokken, een feit dat later vanuit het IJspaleis ook per e-mail werd bevestigd.
Het festival ging uiteindelijk dan ook niet door in het ADO-stadion omdat Fiësta Coconut er geen heil meer inzag. Wel werd er in plaats daarvan een ander evenement georganiseerd in De Jungle in Wormerveer.
Daarmee was de organisatie niet uit de kosten. Men eiste daarom ruim 400.000 euro schadevergoeding aan ADO Den Haag.
In 2023 oordeelde de rechter dat ADO aansprakelijk was voor de schade, maar het geëiste bedrag niet zonder nader onderzoek kon worden vastgesteld. Een onafhankelijk onderzoek bepaalde de schade uiteindelijk op ruim 120.000 euro.
Reactie ADO Den Haag:
'De organisator besloot het evenement naar binnen te verplaatsen en in een kleinschaliger vorm te organiseren. Voor een dergelijk binnen-evenement is geen vergunning vereist, waardoor ADO Den Haag na deze wijziging de vergunning heeft ingetrokken. Uiteindelijk heeft de tegenvallende kaartverkoop van de binnen-editie ertoe geleid dat het festival door de organisator is geannuleerd. Uiteraard neemt dat niet weg dat we in de communicatie en vastlegging van afspraken zaken beter hadden moeten regelen.'
Source: Omroep West Den Haag