Met een goede out-of-officemail is werk in de vakantieweken met een gerust hart echt achter te laten. Wat moet er in de ideale afwezigheidsmelding staan?
Eerste klus na terugkomst van vakantie: de confrontatie aangaan met een overvolle mailbox. Het is minstens een jaarlijkse traditie, het uitbaggeren van de virtuele postvakjes, op zoek naar die paar mails die wel relevant zijn.
Er is een oplossing: de out-of-officemail, in te stellen in vrijwel elke e-maildienst, zoals Gmail of Outlook. Ook de zakelijke versie van WhatsApp laat gebruikers een OOO-mail instellen. Deze mails kun je, bijvoorbeeld als je op vakantie gaat, klaarzetten als automatisch antwoord op binnenkomende mails. Wie rond deze tijd (en zeker de komende vakantiemaanden) op ‘stuur mail’ drukt, kan er vaak op rekenen dat er direct een OOO terugkomt.
Beter/Leven
In de rubriek Beter/Leven beantwoorden we, samen met experts, praktische vragen op het terrein van o.a. gezondheid, geld en duurzaamheid. Zelf een vraag voor deze rubriek? beterleven@volkskrant.nl
‘Wie zo’n bericht ontvangt, weet meteen dat het geen nut heeft nog vervolgmails te sturen’, zegt Mustafa Akpinar, docent en promovendus communicatiewetenschap aan de Radboud Universiteit Nijmegen en auteur van het boek Effectief omgaan met je tijd. Dat scheelt de vakantieganger tijd, omdat die bij terugkomst een nét iets minder volle mailbox hoeft door te spitten.
Een out-of-officemail is er volgens Akpinar vooral om de verwachtingen bij te stellen van degenen die je proberen te bereiken. ‘Een OOO moet daarom drie dingen duidelijk maken: dat je onbereikbaar bent – per mail en per telefoon – voor hoelang en waarom’, zegt hij. Dat laatste helpt invoelbaar te maken dat je echt niet gaat reageren, bijvoorbeeld omdat je op vakantie bent of tijd met familie doorbrengt.
Over de auteur
Frank Rensen is wetenschapsjournalist en schrijft voor de Volkskrant over technologie, van cybersecurity en wetgeving tot games en cryptovaluta.
Een goede OOO verwijst bovendien door naar contactpersonen bij wie de mailers terechtkunnen met dringende vragen. Zo komt belangrijke informatie alsnog op de juiste plek terecht. Akpinar sluit zijn eigen OOO af met ‘als het noodzakelijk is, zal ik reageren na terugkomst’. Het is natuurlijk niet nodig op elke mail te reageren en met deze toevoeging verlaag je de verwachting dat elke mail die op een OOO stuit, uiteindelijk alsnog beantwoord zal worden.
De OOO is multi-inzetbaar: zo gebruikt Akpinar ze tijdens zijn schrijfweken. Voordat hij een schrijfweek ingaat, zet hij steeds een OOO-mail klaar: ‘Niet omdat ik echt ‘out of office’ ben, maar omdat ik duidelijk wil maken dat ik aan mijn eigen prioriteiten werk en mijn reactie even op zich kan laten wachten.’ Volgens Akpinar voegt elke mail die binnenkomt iets toe aan je agenda, zonder dat je er zelf iets over hebt te zeggen. ‘Als je continu moet reageren op anderen, ben je niet proactief bezig met je eigen werk. Een OOO kan helpen om anderen te informeren over de prioriteiten die je stelt.’
Het is daarbij ook goed om te weten dat het mogelijk is aparte OOO’s in te stellen voor mailwisselingen binnen en buiten je organisatie: ‘Bij interne communicatie kun je een iets informelere toon aannemen’, zegt Akpinar. Voor de ‘externe OOO’ raadt hij aan neutraal te blijven: ‘Je weet nooit wat voor inhoud die mails hebben – ze kunnen over ernstige onderwerpen gaan, en dan is een humoristische OOO-reactie niet gewenst.’
Ten slotte: bereikbaarheid, zeker via de mail, is niet altijd van levensbelang. ‘Als mensen echt iets van je willen, weten ze je wel te vinden’, zegt Akpinar. ‘Wat mij betreft is het niet nodig mails direct te beantwoorden – mensen vergeten weleens dat de telefoon bestaat.’ Zelf checkt hij zijn mail principieel maar twee keer per dag: ‘Als PostNL vertelt dat je tussen één en twee uur een pakketje kunt verwachten, ga je ook niet om tien uur al naar de voordeur.’
Geselecteerd door de redactie
Source: Volkskrant